Az Excel sok vállalkozás működésének természetes része. Gyors, rugalmas, könnyen használható, és egy bizonyos méretig számos üzleti folyamat kezelésére megfelelő lehet.
A probléma általában nem az Excellel kezdődik, hanem a vállalat növekedésével.
Több ügyfél, több rendelés, nagyobb készlet, új munkatársak, telephelyek vagy üzletágak jelennek meg, miközben egyre több táblázat készül. Egy ponton pedig már nem az Excel segíti a működést, hanem a munkatársak próbálják fenntartani az Excelre épülő rendszert.
Honnan tudhatja cégvezetőként, hogy vállalkozása elérte ezt a pontot?
Az Excel táblázatok addig működik jól, amíg a folyamatok kezelhetők maradnak
Egy kisebb szervezetben néhány jól felépített táblázat valóban hatékony megoldás lehet. Ahogy azonban nő a vállalat, egyre több ember dolgozik ugyanazokkal az adatokkal, egyre több információ kapcsolódik egymáshoz, és egyre fontosabbá válik, hogy a vezetés aktuális képet kapjon a működésről.
Az alábbi hét jel arra utalhat, hogy érdemes megvizsgálni egy integrált vállalatirányítási rendszer bevezetését.
1. Már senki sem tudja biztosan, melyik Excel a legfrissebb
„Végleges”, „végleges2”, „aktuális” vagy „új” – ha ugyanannak az adatnak több verziója kering a szervezetben, könnyen bizonytalanná válik, melyikből kell dolgozni.
Egy ERP-ben az adatok központilag kezelhetők, így a különböző területek ugyanazokból az aktuális információkból dolgozhatnak.
2. Ugyanazokat az adatokat több helyen is rögzítik
Egy rendelés bekerül az értékesítési táblába, majd a készletnyilvántartásba, később pedig egy pénzügyi kimutatásba.
A többszörös adatbevitel nemcsak időigényes, hanem növeli a hibázás lehetőségét is.
3. A vezetői riportok elkészítése túl sok időt vesz igénybe
Ha egy aktuális vezetői kimutatáshoz több munkatárstól kell adatokat bekérni, különböző Excel-táblákat összefésülni és az eredményeket ellenőrizni, akkor a vezetés valójában nem aktuális információkból dolgozik.
Az ERP egyik fontos előnye, hogy a vezetői riportok közvetlenül a működés során keletkező adatokra épülhetnek, valós időben keletkeznek és hitelesen mutatják a vállalkozás aktuális eredményeit.
4. Egyre több a manuális egyeztetés
„Nálad mennyi van?” „Melyik adat a helyes?” „Frissítetted már a táblázatot?”
Ha ezek rendszeresen elhangzanak a szervezetben, az arra utalhat, hogy a folyamatok már túlnőttek a manuális adatkezelésen.
5. Egy hiba több üzleti területre is hatással van
Egy hibásan rögzített készletadat, rendelés vagy ügyfél információ könnyen továbbgyűrűzhet az értékesítésre, beszerzésre, logisztikára vagy pénzügyre.
Minél összetettebbé válik a működés, annál fontosabb, hogy az egymásra épülő folyamatok adatai is kapcsolatban legyenek egymással.
6. A növekedés egyre több adminisztrációval jár
A növekedés jó probléma – egészen addig, amíg minden új ügyfél, rendelés, munkatárs vagy telephely arányosan több manuális munkát is jelent.
Ha a vállalat csak további adminisztratív kapacitással tudja kezelni a nagyobb forgalmat, érdemes megvizsgálni, mely folyamatok automatizálhatók.
7. Cégvezetőként nincs egyértelmű, aktuális képe a működésről
Ez talán a legfontosabb figyelmeztető jel.
Egy vezetőnek nem feltétlenül több adatra van szüksége, hanem arra, hogy a megfelelő információkat gyorsan és átláthatóan lássa.
Ha egy egyszerű üzleti kérdés megválaszolásához több embertől kell adatot kérni, táblázatokat összevetni vagy napokat várni egy riportra, akkor a probléma már nem pusztán adminisztratív.
Vezetői kérdéssé vált.
Az Excel cseréje magasabb működési szintet jelent a vállalkozás számára
Az ERP bevezetésének idejét nem a vállalat árbevétele vagy munkatársainak száma határozza meg önmagában.
A valódi kérdés az, hogy a jelenlegi eszközök még támogatják-e a működést, vagy a vállalat már több időt fordít az adatok kezelésére és egyeztetésére, mint amennyit indokolt lenne.
Egy jól kialakított vállalatirányítási rendszer összekapcsolja a vállalkozás kulcsfolyamatait, csökkentheti a manuális adminisztrációt, és átláthatóbbá teheti a működést a vezetés számára.
A Happy Solutions moduláris ERP rendszere vállalkozása működéséhez igazodik és növekedésével is lépést tart.
Úgy érzi, vállalkozása már kinőtte az Excel-táblákat?
Ismerje meg a Happy Solutions vállalatirányítási megoldásait, és nézze meg, hogyan alakítható ki vállalata folyamataihoz illeszkedő rendszer.
