Sok vállalat informatikai környezete fokozatosan alakul ki. Az értékesítés kap egy CRM-rendszert, a készletkezelés külön szoftverben működik, a pénzügy egy másik alkalmazást használ, miközben számos folyamat továbbra is Excel-táblákra épül.
Ezek a megoldások önmagukban jól támogathatják az adott terület munkáját. A vállalat növekedésével azonban egyre több adatnak kell átjutnia egyik rendszerből a másikba, nő a manuális egyeztetések száma, és egyre nehezebbé válik egységes képet kapni a teljes működésről.
Cégvezetőként ezért érdemes a szoftverek díjai mellett a különálló rendszerek teljes működési költségét is megvizsgálni.
A különálló rendszerek költsége jóval túlmutat a licencdíjakon
Egy vállalat akár több kedvező árú szoftvert is használhat, miközben jelentős erőforrást fordít azok összehangolására.
Ha az adatok nem áramlanak automatikusan a rendszerek között, ezt a feladatot a munkatársak végzik el. Adatokat másolnak, exportálnak és importálnak, Excel-táblákat készítenek, eltéréseket ellenőriznek és riportokat állítanak össze.
Ezek a feladatok folyamatos munkaidőt igényelnek, ezért a rendszerek tényleges költségének részét képezik.
1. A többszörös adatbevitel folyamatos munkaidőt igényel
Ugyanaz az ügyfél-, rendelési vagy termékadat több üzleti területen is szükséges lehet. Különálló rendszereknél gyakran előfordul, hogy ezeket az információkat több helyen is manuálisan rögzítik.
Néhány perc egyetlen tranzakciónál kevésnek tűnhet. Napi több tucat vagy több száz rendelésnél, több munkatárssal számolva azonban már jelentős adminisztratív kapacitást köthet le.
Egy integrált ERP-ben az egyszer rögzített adat több kapcsolódó üzleti folyamatban is felhasználható.
2. Az adatok egyeztetése és a hibák javítása további költséget jelent
A többszörös adatbevitel az eltérések lehetőségét is növeli. Más készletadat szerepelhet az értékesítésnél és a raktárban, egy ügyféladat módosítása nem kerül át minden rendszerbe, vagy eltérő rendelési státuszok jelenhetnek meg.
A hibák felderítése, egyeztetése és javítása időt vesz igénybe, miközben hatással lehet az ügyfélkiszolgálásra, a beszerzésre, a logisztikára és a pénzügyi folyamatokra is.
Az egységes adatbázis csökkentheti az ilyen eltérések kialakulását.
3. A vezetői riportok elkészítése lassabbá válik
A cégvezetés számára különösen fontos, hogy gyorsan átlássa a vállalat aktuális helyzetét.
Különálló rendszerek esetén egy vezetői riport elkészítéséhez gyakran több forrásból kell összegyűjteni az adatokat. Az értékesítési, készlet-, pénzügyi vagy projekt adatokat össze kell kapcsolni, ellenőrizni kell az eltéréseket, majd ezekből készülhet el a vezetői kimutatás.
Az integrált ERP-ben a különböző üzleti területek adatai összekapcsolhatók, így a vezetői dashboardok és riportok folyamatosan frissülő információkra épülhetnek.
4. Több rendszer fenntartása több erőforrást igényel
A különálló szoftverekhez külön szerződések, felhasználói jogosultságok, frissítések, támogatási folyamatok és integrációk tartozhatnak.
A vállalat növekedésével ez az informatikai környezet egyre összetettebbé válhat. Egy rendszer módosítása vagy cseréje ráadásul hatással lehet a hozzá kapcsolódó többi megoldásra is.
Az integrált vállalatirányítás egyszerűbb rendszerstruktúrát és átláthatóbb üzemeltetést tesz lehetővé.
5. A rendszerek közötti várakozás lassítja az üzleti folyamatokat
A különálló rendszerek közötti információáramlás gyakran nem azonnali. Egy adatot exportálni kell, egy másik területnek továbbítani, jóváhagyni vagy manuálisan feldolgozni.
Egy-egy ilyen lépés önmagában nem feltétlenül jelent jelentős késedelmet. A teljes vállalati működésben azonban naponta akár több száz hasonló pont jelenhet meg.
Az integrált folyamatokkal az információk automatikusan tovább haladhatnak a következő üzleti területre, ami gyorsabb működést és kevesebb manuális beavatkozást tesz lehetővé.
6. A növekedéssel a rendszerkapcsolatok összetettsége is nő
Új telephely, webshop, értékesítési csatorna, raktár vagy üzletág megjelenése újabb adatokat és folyamatokat kapcsol a vállalat működéséhez.
Ha minden új igényhez újabb különálló alkalmazás társul, idővel egyre összetettebb rendszerkörnyezet jöhet létre. Ennek fenntartása és továbbfejlesztése a növekedéssel együtt egyre több erőforrást igényelhet.
Egy moduláris ERP lehetőséget ad arra, hogy az új funkciók egy meglévő vállalatirányítási környezethez kapcsolódjanak.
7. A késve érkező információ a vezetői döntéseket is befolyásolja
A különálló rendszerek egyik legfontosabb üzleti következménye vezetői szinten jelentkezik.
A cégvezetésnek folyamatosan látnia kell többek között az értékesítés, a készletek, a pénzügyek, a folyamatban lévő feladatok vagy az erőforrások aktuális helyzetét. Ha ezek az adatok különböző rendszerekből, eltérő időpontokban érkeznek, nehezebb gyors és megalapozott döntéseket hozni.
Az egységes vállalatirányítás egyik legnagyobb értéke ezért a vezetői átláthatóság: a vállalat különböző területeiről származó információk egy összefüggő rendszerben jelenhetnek meg.
Érdemes a teljes működési költséggel számolni
Különálló rendszerek és egy integrált ERP összehasonlításakor érdemes számításba venni a szoftverköltségek mellett a manuális adatbevitelre, egyeztetésre, riportkészítésre, hibajavításra, integrációkra és rendszerüzemeltetésre fordított erőforrásokat is.
Ezekhez társul az információáramlás sebessége és a vezetői adatok rendelkezésre állása, amelyek közvetlenül befolyásolhatják a vállalat működését és növekedési képességét.
Egy integrált ERP összekapcsolja a vállalat kulcsfolyamatait, automatizálhatóvá teszi az adatok áramlását, és egységes információs környezetet biztosít a napi működéshez és a vezetői döntéshozatalhoz.
A Happy Solutions moduláris ERP rendszere vállalkozása működéséhez igazodik és növekedésével is lépést tart. A szükséges üzleti területek, modulok és külső rendszerek integrációjával olyan vállalatirányítási környezet alakítható ki, amely támogatja az átláthatóbb és hatékonyabb működést.
Szeretné átláthatóbbá tenni vállalata működését és összekapcsolni jelenlegi folyamatait?
Ismerje meg a Happy Solutions ERP-megoldását, és kérjen személyre szabott konzultációt.
