Egy vállalatirányítási rendszer kiválasztása jóval több, mint informatikai döntés. A választott rendszer évekre meghatározhatja a vállalat működését, az információáramlás gyorsaságát, a vezetői döntésekhez rendelkezésre álló adatok minőségét, és azt is, hogy a szervezet mennyire rugalmasan tud alkalmazkodni a növekedéshez.
Cégvezetőként ezért érdemes a funkciólisták mellett azt is megvizsgálni, hogyan illeszkedik az ERP a vállalat folyamataihoz, milyen manuális feladatokat képes kiváltani, milyen vezetői rálátást biztosít, és mennyire képes követni a vállalkozás fejlődését.
Az alábbi 10 kérdés segít abban, hogy a rendszer kiválasztása valóban üzleti szempontok alapján történjen.
1. Mennyire illeszkedik a rendszer vállalata működéséhez?
Minden vállalatnak megvannak a saját folyamatai, működési sajátosságai és iparági követelményei. Egy kereskedelmi, logisztikai, szolgáltató vagy projektalapon működő vállalkozás eltérő folyamatokat és funkciókat igényel.
Érdemes ezért már a kiválasztás során megvizsgálni, hogy egy rendszer mennyire paraméterezhető, milyen mértékben alakítható a meglévő folyamatokhoz, és hol lehet szükség egyedi fejlesztésekre vagy integrációkra.
2. Mely üzleti problémáinkat oldja meg?
ERP-bevezetés előtt érdemes pontosan meghatározni azokat a működési problémákat, amelyeken változtatni szeretne a vállalat.
Ilyen lehet a túl sok manuális adminisztráció, a különálló rendszerek használata, a többszörös adatbevitel, a lassú információáramlás, az átláthatatlan készletek vagy a nehézkes vezetői riportálás.
A konkrét célok meghatározása később abban is segít, hogy mérhető legyen a rendszer bevezetésének üzleti eredménye.
3. Milyen vezetői információkat biztosít?
Cégvezetőként folyamatosan szüksége van aktuális információkra a vállalat működéséről. Értékesítési adatok, készletek, pénzügyi mutatók, folyamatban lévő feladatok vagy projektek – vállalat típustól függően más és más információ lehet kritikus.
Érdemes megnézni, milyen dashboardokat és riportokat biztosít az ERP, mennyire szabhatók ezek a vezetői igényekhez, és milyen gyorsan érhetők el az aktuális adatok.
4. Mely manuális folyamatokat tudjuk automatizálni?
A vállalat növekedésével a manuális adminisztráció jelentős erőforrást köthet le. Az adatok másolása, dokumentumok kezelése, státuszok frissítése, számlázási vagy készletezési folyamatok kézi követése sok munkaórát jelenthet.
Egy ERP kiválasztásakor érdemes feltérképezni, mely ismétlődő feladatok automatizálhatók, és ezek kiváltása mennyi időt szabadíthat fel a szervezetben.
5. Integrálható-e az új ERP a már használt rendszereinkkel?
Egy ERP bevezetése nem feltétlenül jelenti minden meglévő rendszer lecserélését. Számos vállalat használ olyan speciális alkalmazásokat vagy külső szolgáltatásokat, amelyeket továbbra is érdemes megtartani.
Banki rendszerek, webshopok, NAV-kapcsolat, NTAK, számlázási megoldások, logisztikai szolgáltatások vagy egyéb iparági rendszerek esetében fontos szempont az integrálhatóság.
A megfelelő kapcsolatok kialakításával az adatok automatikusan áramolhatnak a rendszerek között, csökkentve a manuális adatbevitelt és az ebből eredő hibákat.
6. Képes lesz-e követni az ERP vállalata növekedését?
Egy ma megfelelő rendszer néhány év múlva már korlátozhatja a működést, ha a vállalat időközben jelentősen növekszik.
Új telephelyek, több felhasználó, új értékesítési csatornák, üzletágak vagy akár új piacok jelenhetnek meg. Egy modulárisan bővíthető ERP lehetőséget ad arra, hogy a rendszer a vállalkozással együtt fejlődjön, és az új igények megjelenésekor további funkciókkal egészülhessen ki.
7. Mennyi idő alatt vezethető be?
Az ERP-bevezetés időigénye közvetlenül érinti a vállalat működését, ezért már a döntés előtt érdemes pontos képet kapni a folyamatról.
A paraméterezés, az integrációk kialakítása, az adatmigráció, a tesztelés és a munkatársak oktatása mind részei lehetnek a projektnek.
Fontos tisztázni a várható bevezetési időt, a vállalat részéről szükséges belső erőforrásokat, valamint azt is, hogyan történik majd az átállás az új rendszerre.
8. Mennyibe kerül a rendszer hosszú távon?
A rendszer költségeinek értékelésekor fontos több évre előre gondolkodni. A licenc- vagy előfizetési díj mellett felmerülhetnek bevezetési, paraméterezési, integrációs, fejlesztési és támogatási költségek is.
A későbbi bővítés feltételeit és árazását szintén célszerű előre tisztázni.
Így a különböző ERP-ajánlatok már a teljes várható költség alapján hasonlíthatók össze.
9. Milyen támogatást kapunk a bevezetés után?
Egy vállalat működése folyamatosan változik, ezért az ERP-hez kapcsolódó együttműködés sem ér véget az éles indulással.
Új felhasználók érkezhetnek, új folyamatok jelenhetnek meg, integrációkra vagy további funkciókra lehet szükség.
Javasolt előre tisztázni a támogatás módját, a rendelkezésre állást, a reakcióidőket, valamint azt, hogy a szolgáltató milyen lehetőséget biztosít a rendszer későbbi továbbfejlesztésére.
10. Milyen partner áll a rendszer mögött?
Egy ERP hosszú éveken keresztül a vállalat mindennapi működésének része lehet. Emiatt a rendszer mellett a fejlesztő és szolgáltató vállalatot is alaposan meg kell ismerni.
Fontos szempont lehet a szakmai tapasztalat, az iparági ismeret, a fejlesztési háttér, a támogatás minősége és az, hogy a szolgáltató mennyire képes megérteni a vállalat üzleti folyamatait.
A hosszú távú együttműködés során különösen értékessé válik egy olyan technológiai partner, amely a vállalkozás változó igényeire is képes reagálni.
A megfelelő ERP hosszú távú üzleti döntés
Egy vállalatirányítási rendszer bevezetése lehetőséget teremt a folyamatok újragondolására, az adminisztráció csökkentésére, az információáramlás gyorsítására és a vezetői átláthatóság javítására.
Ezért a kiválasztás előtt pontosan kell feltérképezni a jelenlegi működést és a következő évek üzleti céljait is. Egy jól megválasztott rendszer hosszú távon is képes támogatni a vállalat működését és fejlődését.
A Happy Solutions moduláris ERP rendszere vállalkozása működéséhez igazodik és növekedésével is lépést tart. A rendszer kialakítását az üzleti igények és folyamatok megismerésével kezdjük, majd ezek alapján határozzuk meg a szükséges modulokat, integrációkat és fejlesztéseket.
Vállalatirányítási rendszer bevezetését vagy meglévő rendszere cseréjét tervezi?
Ismerje meg a Happy Solutions ERP-megoldását, és kérjen személyre szabott konzultációt.
